Mungkinkah Complexity Disederhanakan?

Posted on July 1st, 2014

“We are not a product of what has happened to us in our past. We have the power of choice.” (Stephen Covey)

DUNIA ITU KOMPLEX. Lingkungan di sekitar kitapun rumit, entah itu di masyarakat atau perusahaan. Berbagai langkah diambil untuk me-manage complexity tersebut, dengan pemahaman bahwa belum tentu bisa disederhanakan.

Tapi bisakah ini dilakukan tanpa menambah kerumitan yang ada?

Di perjalanan karierku sebelumnya, ada kawan yang bercerita: “Saya sekarang bekerja di perusahaan, di mana kalau membuat management presentation, saya perlu puluhan slides, dengan berbagai ilustrasi menarik, lengkap dengan hyperlink yang sophisticated. Padahal, di perusahaan saya sebelumnya, management selalu berkata di awal presentasi: “Berikan saya satu slide key highlight. Selanjutnya tanya jawab, dan satu-dua slide penunjang bila diperlukan.”

Sistem Baru Jangan Tambah Rumit

Dari waktu ke waktu perusahaan dihadapkan pada tuntutan performance yang semakin tinggi. Namun sejalan dengan itu, operasi bisnis pun semakin rumit, di semua lini, dari level pimpinan, sampai ke level front line.

Bukan itu saja, complexity sering berbarengan dengan tuntutan yang terdengar kontradiktif tapi perlu, seperti misalnya: produk dengan kualitas prima tapi harga murah; service tingkat global tapi juga untuk local market. Atau operasi yang sifatnya matrix, dengan tanggung jawab silang di berbagai divisi.

Seiring dengan bertambahnya complexity, kita mencoba mencari solusi, namun seringkali kita menggunakan konsep yang mungkin dikembangkan puluhan tahun lalu. Karena itu kita harus jeli mencermati, apakah pendekatan solusi yang akan digunakan sudah sesuai dengan tingkat keruwetan mutakhir yang dihadapi.

Dan perlu dicatat juga, bahwa “kerumitan” belum tentu merupakan problem itu sendiri, tapi hanya sekedar gejala di permukaan. Bisa jadi ini merupakan konsekuensi dari praktek, pola pikir jadul (jaman dahulu) yang masih terus eksis, walau mungkin sudah kadaluarsa atau kurang relevan sehingga kurang effektif.

Misalnya: management dengan kecenderungan luangkan waktu terbanyak untuk membuat/membaca laporan; atau yang pindah dari satu meeting ke meeting lain, dengan kesibukan sedemikian rupa sehingga hampir tidak ada waktu tersisa untuk duduk bersama teamnya. Akibatnya teamnya kurang mendapatkan pengarahan, salah menerjemahkan penugasan. Dari berbagai kesalahan tersebut muncul kebutuhan untuk membuat system control yang membuat situasi bertambah rumit.

Dan teman yang saya ceritakan di awal artikel ini,  pernah menerima sebuah dokumen untuk ditandatangani. Setelah dicermati, dia menjadi penanda-tangan ke-13 dan dokumen tersebut sudah berkelana selama 2.5 bulan, mengunjungi berbagai meja untuk tanda-tangan. Akhirnya anggota timnya merasa kurang termotivasi, merasakan pekerjaannya tidak memberikan makna atau nilai tambah dalam kariernya, kurang engaged.

“You must admit what you don’t know in order to learn.” (Barrie Davenport)

Untuk memahami ini, pertama-tama kita harus membuka diri untuk belajar.

Paham Apa yang Dikerjakan Anggota Tim

Salut kepada Yves Morieux dan Peter Tollman yang menulis buku berjudul: “Six Simple Rules, How to Manage Complexity without Getting Complicated.” Mereka tidak memulainya dari pekerjaan, atau menyodorkan rumus berkaitan dengan proses yang memang complex. Rule nomer satu adalah: Understand What Your People Do.

Memahami apa yang dikerjakan tim dan mengapa mereka lakukan itu. Dari waktu ke waktu, perilaku seluruh anggota organisasi tergantung pada belief dan praktek system yang dimaui atau diterapkan oleh pimpinan. Beberapa petikan dibawah ini mungkin bisa membantu langkah apa dan mulainya dari mana:

“You can learn new things at any time in your life if you’re willing to be a beginner. If you actually learn to like being a beginner, the whole world opens up to you”. (Barbara Sher)

“You don’t learn to walk by following rules. You learn by doing, and by falling over”. (Richard Branson)

Hidup ini memang tidak simple. Namun kalau kita tahu apa yang menjadi prioritas, apa yang penting buat kita, buat organisasi, buat masyarakat, maka setiap langkah kita akan disusun seputar itu.

“How different our lives are when we really know what is deeply important to us, and keeping that picture in mind, we manage ourselves each day to be and to do what really matters most.” (Stephen R. Covey)

Dalam perusahaan atau organisasi, terdapat Values yang dirancang untuk mengatur perilaku antar karyawan. Dan dari waktu ke waktu, reinforcement dilakukan untuk membuat Values itu bagian dari kehidupan sehari-hari, sehingga dalam situasi yang seberapa pun kompleksnya, kalau kita ingin meraih keunggulan berkelanjutan maka, kita akan mengesampingkan berbagai kepentingan pribadi, kepentingan unit atau divisi, demi kepentingan yang lebih tinggi, yaitu seluruh organisasi. Berikut ini Values dan komitmen untuk hidup sesuai Values di Perusahaan:

Dengan disiplin sebagai falsafah hidup; Kami menjalankan usaha kami dengan menjunjung tinggi integritas; Kami menghargai  seluruh pemangku kepentingan dan secara bersama-sama membangung kesatuan untuk mencapai keunggulan dan inovasi yang berkelanjutan.

Komitmen by josefbataona dotcom

Dan menurut penulis buku Six Simple Rules tersebut, yang paling penting dan Utama dalam me-manage complexity adalah:  “Paham apa yang dikerjakan anggota tim.”

Bila kita paham apa yang dikerjakan anggota tim, maka langkah yang dirancang akan mengarah ke solusi akhir atas kerumitan birokrasi, yang sejalan dengan harapan awal.

“The problems in life come when we’re sowing one thing and expecting to reap something entirely different.” ( Stephen Covey)

Bookmark and Share

8 Responses to Mungkinkah Complexity Disederhanakan?

  1. Benny Chandra says:

    Terimakasih Pak Joseph, memberikan pencerahan dan semangat di tengah kesibukan menghadapi kompleknya pekerjaan sehari-hari..

    • josef josef says:

      Terima kasih Benny, selalu ada jalan untuk mengurai kerumitan birokrasi, asal bisa memahami perilaku orang2 dalam tim

  2. Susi Darynati says:

    Terima kasih pak Yosef… membuka mata saya.. sedang berpikir bagaimana mengurai complexity.. lagi mau baca buku dari Melanie Mitchell : Complexity a Guided Tour… tapi seneng ada artikel bapak….

    • josef josef says:

      Terima kasih sama2 mba Susie, semoga bermanfaat, dan ditunggu sharingnya setelah berhasil mengurai complexity

  3. wuwuh hartiningsih says:

    Inspiratif….
    tulisan ini akan menemani saya membuat flow proses HR yg komplek menjadi satu slide presentasi hari ini…thanks Pak Josef

    • josef josef says:

      Terima kasih Wuwuh, banyak kerumitan yang sering menjebak kita untuk terbenam didalamnya. Upaya untuk mencari jalan yang lebih sederhana akan meringankan sekaligus mempeecepat proses.

  4. Yunita says:

    Terima ksaih pak, tulisannya berguna sekali dan memotivasi. boleh bantu saya mendapatkan buku Six Simple Rules, How to Manage Complexity without Getting Complicated?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Connect with Facebook

Kisah Rp 10.000,00 yang Mengubah Hidupku

Recent Comments

josef:
Most welcome coach Wiwin, Be ready for our next exciting project. Thank you for your meaningful contribution.

Herry Windawaty:
Always Inpiring Coach JB. Thank you for the opportunity for us to contribute

josef:
Terima kasih sama2 Helda, saya tak mungkin jalan sendiri tanpa Helda dan teman2 lainnya. Perjalanan kita bisa...

helda Manuhutu:
trully…and really proud pernah ada dlm journey itu di bawah asuhan bapak…dan bs...

josef:
Terima kasih Suster untuk menggaris-bawahi pentingnya memaknai hidup dari hati. Angka lima itu adalah kelima...


Recent Post

  • Coaching and Inner Guidance
  • Kejutan Yang Menyenangkan
  • Kecerdasan Para Humoris
  • Caring and Engagement
  • Sehat Jiwa dan Raga
  • Mendengarkan Dengan Hati
  • Happy Together at Home: Virtual Hi-Tea
  • Positive Leadership
  • Kami Belajar WE-MINDSET
  • A New Horizon Beyond Corporate Life