Retention Discussion Bukan Saat Karyawan Minta Berhenti

Posted on October 29th, 2013

“Growth begins when we start to accept our own weaknesses.” (Jean Vanier)

SEORANG MANAGER disibukkan dengan situasi di mana sudah dua orang anak buahnya mengajukan permohonan mengundurkan diri dalam kurun waktu 4 bulan terakhir ini. Dia tidak tinggal diam. Segera dia mengajak bicara anak buahnya yang sudah mengajukan permohonan mengundurkan diri tersebut. Tidak hanya sekali. Dan tidak juga di ruang kerja yang formal, tapi juga di kafe dekat kantor.

Karena menurut teori yang didapat sang manager, situasi yang relatif lebih santai akan membantu dalam perbincangan yang isinya serius. Di sana dia mencoba memahami alasan kenapa anak buahnya ingin keluar, dan tentu saja ada upaya untuk menahannya, termasuk dengan menawarkan perubahan gaji.

Inisiatif HR Directors Forum

Ada sejumlah HR Director yang mempunyai forum informal, HRDF (HR Directors Forum). Sebagai bagian dari rencana tahunan 2013, diputuskan bahwa anggota tim akan menyusun berbagai modul training untuk diberikan kepada tim HR di perusahaan anggota secara cuma-cuma. Kesempatan untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman. Host-nya akan bergantian, dan setiap anggota boleh memilih untuk partisipasi dalam tim untuk modul mana saja, boleh lebih dari satu. Kini giliran tim kami, yang akan memfasilitasi modul terakhir 2013: “Employee Retention and Engagement.”

Sesi ini menjadi lebih menarik, terutama mengingat tingkat turn over karyawan yang  terus bergerak naik, sementara itu, prediksi ke depan situasinya semakin menantang.

Keterbatasan Supply di Pasar

Dengan semakin terbukanya informasi yang bisa diakses orang, bertambahlah pengetahuan orang tentang berbagai kesempatan kerja. Karyawan akan mulai membanding-bandingkan apa yang dipunyai (pekerjaan, kompensasi, kesempatan karier dll) dibandingkan dengan perusahaan lain. Ini yang sering membuat karyawan mulai mempertimbangkan berbagai alternatif yang tersedia.

Sang manager juga sadar tentang keterbatasan supply manager di Pasar. Bayangkan, survei Boston Consulting Group memperlihatkan bahwa menuju 2020 ada kesenjangan 56% Middle Manager di pasar. Belum lagi kita bicara tentang upaya untuk menggantikan mereka yang akan pensiun. Dua hal yang sangat penting untuk diperhatikan, tapi juga untuk dilakukan:

  • Mulai men-develop sendiri internal talent, kalau perlu mulai dari management trainee yang pengembangannya di-accelerate.
  • Mengeluarkan jurus-jurus untuk Engagement and Retention, agar yang sudah ada jangan sampai pergi, atau setidaknya bisa tinggal lebih lama lagi.

Retention Discussion

Kerja keras manager di atas patut dihargai. Namun sudah terlambat. Pengajuan surat mengundurkan diri berarti yang bersangkutan sudah membuat pertimbangan matang-matang. Lebih menyedihkan lagi, kalau sang manager sudah mulai berpikir, bahwa menaikkan gaji yang bersangkutan bisa membantu. Mudah-mudahan pemikiran ini jauh-jauh dari kepala para manager.

Urusan uang akan berkaitan dengan pemahaman karyawan, apakah dia diperlakukan fair atau tidak. Bukan faktor MOTIVATOR! Selebihnya faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan seperti: Perspektif karier, Performance Evaluation/Recognition, hubungan dengan atasan, dan lainnya yang spesifik tiap karyawan.

Pertanyaannya:

“Seberapa dekat sang manager dengan anak buahnya untuk memahami aspirasi mereka?

Seberapa sering dia bicara dengan mereka untuk merekam?”

Jangan-jangan ada kebimbangan di pikiran anak buanya tentang masa depannya, yang perlu diklarifikasi. Kalau ini bisa dilakukan secara rutin, mudah-mudahan bisa menjadi early detector yang bisa membuat sang manager mengambil langkah lebih diri.

Jadi Retention Discussion itu bukan diskusi pada waktu karyawan minta berhenti, tapi diskusi berkesinambungan dengan anak buah untuk memberikan keyakinan bahwa kita semua dalam perjalanan yang bisa memberikan nilai tambah dalam kehidupan kita masing-masing, entah itu professional life, social life, family life atau life lainnya. Foto berikut ini adalah para fasilitator pada sesi tanya jawab.

Tukang Kompor Malah Masih Tinggal

Dalam sesi tanya jawab, seorang peserta bertanya:

“Ada karyawan yang kerjanya complain melulu, bicara negatif tentang perusahaan, ngomporin yang lain, dan banyak yang termakan omongannya dan mereka keluar dari perusahaan, sementara dia masih tinggal. Bagaimana meredam situasi seperti itu??”

Menyikapi situasi seperti itu, pertanyaan saya bukan; “Siapa karyawan itu, tapi siapa atasan karyawan tersebut.” Saya justru mau ajak diskusi atasannya untuk jajaki beberapa kemungkinan, diantaranya apakah karyawan tersebut:

  • Kurang kerjaan, kurang sibuk
  • Kurang mendapat perhatian dari atasannya
  • Kurang diberi kesempatan untuk unjuk kebolehan
  • Punya point positif tapi tidak didengar
  • Dan masih banyak lagi……..

Rumput yang Hijau: Persepsi dan Kenyataan

Terkadang isi kasak-kusuknya tentang perusahaan tetangga lebih baik dari perusahaan kita. Untuk itu saya membagi pengalaman dari perusahaan sebelumnya. Ketika trend kegelisaan karyawan mulai menunjukan grafik naik, yang kami lakukan adalah hire kembali manager yang sudah keluar dengan baik-baik. Dan salah satu tugas mereka adalah sharing pengalaman dalam program “Knowledge Sharing” di Knowledge CLUB dengan materi: “Karier di luar sana, apa betul rumput mereka lebih hijau?”

Dan memang berhasil. Suhu lingkungan memperlihatkan penurunan. Yang suka kasak-kusuk sudah mulai berubah, bisa diredam, bertahan untuk beberapa tahun. Walaupun pada  akhirnya dia minta berhenti, tapi paling tidak perilakunya sudah berubah lebih positif. Nah kalau sudah begini, salut saya pada sang manager yang bisa memoles anak buahnya tersebut.

Kalau kita mau melakukan “Retention Discussion” lakukan sejak dini dan terus menerus, dan bukan pada saat karyawan minta berhenti.

“To exist is to change, to change is to mature, to mature is to go on creating oneself endlessly.” (Henri Bergson)

Bookmark and Share

14 Responses to Retention Discussion Bukan Saat Karyawan Minta Berhenti

  1. Andina says:

    Pak dalam kasus saya, saya sudah 3X meminta tugas baru dan saya bersedia double job agar saya diberikan tantangan baru. Namun atasan saya tidak kunjung memberikan. Apakah itu berarti atasan tidak percaya pada saya? Padahal saya beberapa kali memberikan kontribusi dalam pekerjaan saya. Apa yang harus saya lakukan?

    • josef josef says:

      Terima kasih Andina untuk mengedepankan contoh kesehariannya. Kita bicarakan off line, karena saya akan klarifikasi beberapa hal: apa yg sdh dibahas dg atasan; apa penilaian atasan atas volume kerjaan sekarang; apa atasan pernah memberikan alasan kenapa dia tdk mau nambah ? Dan sebagainya

  2. Fauzan says:

    berdasarkan pengalaman ditempat kerja kami sekarang ini, indikator dari turnover karyawan dapat kami lihat pada hasil Gallup survey yang kami dapatkan, berdasarkan pada 3 pertanyaan :

    Q04. In the last seven days, I have received recognition or praise for doing good work.
    Q10. I have a best friend at work.
    Q11. In the last six months, someone at work has talked to me about my progress.

    dan kita biasanya membahas prediksi terhadap future turnover dngan melihat pada Q12 :This last year, I have had opportunities at work to learn and grow.

    oleh karena itu ditempat kami, seluruh “supervisor” mandatory mengikuti supervisory training yang materinya secara langsung berkaitan dengan employee engagement.

    • josef josef says:

      Terima kasih Fauzan untuk sharingnya. Beruntung sekali di tempatmu ada praktek seperti itu, mudah2an bisa memberikan ide kepada teman2 lain yang membacanya untuk mempraktekannya.

  3. Sharing yang menarik Pak Jos. Saya sangat setuju bahwa line manager harus peka dengan apa yang terjadi pada karyawannya.

    Tidak semua orang mau menyampaikan kegelisahan atau pertanyaan yang berputar di kepala mereka secara terbuka.

    Problemnya jika hal ini tidak terdeteksi maka terjadilah karyawan yang akhirnya mengundurkan diri tersebut.

    • josef josef says:

      Terima kasih Noer. Atasan yang peduli akan pengembangan anakbuahnya peka akan apa yang terjadi disekitarnya, sekaligus berusaha untuk membawa mereka ke tingkat sukses yang lebih tinggi

  4. Dina Fani says:

    Dear Pak Josef,
    Sangat inspirational pak. Mohon info pak, jika berminat mengikuti HRDF tersebut apakah ada persyaratan tertentu?
    Terima kasih pak 🙂

    • josef josef says:

      Terima kasih Dina, telah mengunjungi blog dan menyimak kisah disini. Untuk keanggotaan, harus disetujui oleh mayoritas anggota. Pencalonan dibuat kalau ada yang berhenti.

  5. Doris Maruli Purba says:

    Terima kasih Pak Josef,
    Artikelnya sangat bagus Pak, terutama bagi kita yang masih muda untuk memutuskan secara pasti dimana kita menemukan: professional life, social life, family life atau life lainnya. Keluhan&keterbukaan sudah disampaikan ke manager, yang kita tahu beliau juga telah meneruskannya ke yang bersangkutan. Namun tidak ada tindak lanjut…Sehingga trend kegelisahan akan semakin meningkat, dan terkadang berpikir benarkah rumput tetangga lebih hijau..
    terima kasih. Salam

  6. Ratih says:

    Judul artikel Bapak ini mengingatkan saya akan sambutan yg diberikan Pak Josef tadi pagi di workshop ketenagakerjaan yaitu bahwa kedepannya tugas Industrial Relation diharapkan lebih pada upaya mencegah perselisihan daripada menyelesaikan perselisihan. Mencegah lebih baik daripada mengobati..

  7. Yulia says:

    Menarik sekali Pak, terutama Hiring back nya…

    bagaimana jika keluhan yang disampaikan menyangkut kondisi perusahaan yang sifatnya diluar jangkauan langsung atasan untuk melakukan perbaikan. Yang paling sering muncul adalah kebijakan HR yang sebenarnya juga merupakan PR bagi atasan untuk mengusulkan perbaikan kepada level Management yang lebih tinggi.

    • josef josef says:

      Terima kasih Yulia, kedekatan atasan dan bawahan sangat membantu. Keterbukaan untuk bicara dan mendengarkan juga berpengaruh. Saya minta anak buah saya untuk refleksi: apakah dalam peejalanan karier mereka sejauh ini ada nilai tambah yg diperoleh untuk kehidupan mereka ? Kalau tdk ada, ini saatnya untuk keluar. Kalau YA, pertanyaan berikut: bila dia mau tinggal lima tahun lagi, apa dia yakin akan mendpt tambahan nilai atas kehidupan (profesional, sosial, family, financial dll). kalau jawabannya YA, dan STAY dan STRIVE bersama. Kalau tdk yakin… Jangan ringgal dengan setengah hati

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Connect with Facebook

Kisah Rp 10.000,00 yang Mengubah Hidupku

Recent Comments

josef:
Most welcome coach Wiwin, Be ready for our next exciting project. Thank you for your meaningful contribution.

Herry Windawaty:
Always Inpiring Coach JB. Thank you for the opportunity for us to contribute

josef:
Terima kasih sama2 Helda, saya tak mungkin jalan sendiri tanpa Helda dan teman2 lainnya. Perjalanan kita bisa...

helda Manuhutu:
trully…and really proud pernah ada dlm journey itu di bawah asuhan bapak…dan bs...

josef:
Terima kasih Suster untuk menggaris-bawahi pentingnya memaknai hidup dari hati. Angka lima itu adalah kelima...


Recent Post

  • Buku “LEADER as MEANING MAKER” oleh Josef Bataona
  • Coaching and Inner Guidance
  • Kejutan Yang Menyenangkan
  • Kecerdasan Para Humoris
  • Caring and Engagement
  • Sehat Jiwa dan Raga
  • Mendengarkan Dengan Hati
  • Happy Together at Home: Virtual Hi-Tea
  • Positive Leadership
  • Kami Belajar WE-MINDSET