Josef Bataona

• Home
• Peta Situs
• Tentang Saya

Retention Discussion Bukan Saat Karyawan Minta Berhenti

“Growth begins when we start to accept our own weaknesses.” (Jean Vanier)

SEORANG MANAGER disibukkan dengan situasi di mana sudah dua orang anak buahnya mengajukan permohonan mengundurkan diri dalam kurun waktu 4 bulan terakhir ini. Dia tidak tinggal diam. Segera dia mengajak bicara anak buahnya yang sudah mengajukan permohonan mengundurkan diri tersebut. Tidak hanya sekali. Dan tidak juga di ruang kerja yang formal, tapi juga di kafe dekat kantor.

Karena menurut teori yang didapat sang manager, situasi yang relatif lebih santai akan membantu dalam perbincangan yang isinya serius. Di sana dia mencoba memahami alasan kenapa anak buahnya ingin keluar, dan tentu saja ada upaya untuk menahannya, termasuk dengan menawarkan perubahan gaji.

Inisiatif HR Directors Forum

Ada sejumlah HR Director yang mempunyai forum informal, HRDF (HR Directors Forum). Sebagai bagian dari rencana tahunan 2013, diputuskan bahwa anggota tim akan menyusun berbagai modul training untuk diberikan kepada tim HR di perusahaan anggota secara cuma-cuma. Kesempatan untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman. Host-nya akan bergantian, dan setiap anggota boleh memilih untuk partisipasi dalam tim untuk modul mana saja, boleh lebih dari satu. Kini giliran tim kami, yang akan memfasilitasi modul terakhir 2013: “Employee Retention and Engagement.”

Sesi ini menjadi lebih menarik, terutama mengingat tingkat turn over karyawan yang  terus bergerak naik, sementara itu, prediksi ke depan situasinya semakin menantang.

Keterbatasan Supply di Pasar

Dengan semakin terbukanya informasi yang bisa diakses orang, bertambahlah pengetahuan orang tentang berbagai kesempatan kerja. Karyawan akan mulai membanding-bandingkan apa yang dipunyai (pekerjaan, kompensasi, kesempatan karier dll) dibandingkan dengan perusahaan lain. Ini yang sering membuat karyawan mulai mempertimbangkan berbagai alternatif yang tersedia.

Sang manager juga sadar tentang keterbatasan supply manager di Pasar. Bayangkan, survei Boston Consulting Group memperlihatkan bahwa menuju 2020 ada kesenjangan 56% Middle Manager di pasar. Belum lagi kita bicara tentang upaya untuk menggantikan mereka yang akan pensiun. Dua hal yang sangat penting untuk diperhatikan, tapi juga untuk dilakukan:

• Mulai men-develop sendiri internal talent, kalau perlu mulai dari management trainee yang pengembangannya di-accelerate.
• Mengeluarkan jurus-jurus untuk Engagement and Retention, agar yang sudah ada jangan sampai pergi, atau setidaknya bisa tinggal lebih lama lagi.

Retention Discussion

Kerja keras manager di atas patut dihargai. Namun sudah terlambat. Pengajuan surat mengundurkan diri berarti yang bersangkutan sudah membuat pertimbangan matang-matang. Lebih menyedihkan lagi, kalau sang manager sudah mulai berpikir, bahwa menaikkan gaji yang bersangkutan bisa membantu. Mudah-mudahan pemikiran ini jauh-jauh dari kepala para manager.

Urusan uang akan berkaitan dengan pemahaman karyawan, apakah dia diperlakukan fair atau tidak. Bukan faktor MOTIVATOR! Selebihnya faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan seperti: Perspektif karier, Performance Evaluation/Recognition, hubungan dengan atasan, dan lainnya yang spesifik tiap karyawan.

Pertanyaannya:

“Seberapa dekat sang manager dengan anak buahnya untuk memahami aspirasi mereka?

Seberapa sering dia bicara dengan mereka untuk merekam?”

Jangan-jangan ada kebimbangan di pikiran anak buanya tentang masa depannya, yang perlu diklarifikasi. Kalau ini bisa dilakukan secara rutin, mudah-mudahan bisa menjadi early detector yang bisa membuat sang manager mengambil langkah lebih diri.

Jadi Retention Discussion itu bukan diskusi pada waktu karyawan minta berhenti, tapi diskusi berkesinambungan dengan anak buah untuk memberikan keyakinan bahwa kita semua dalam perjalanan yang bisa memberikan nilai tambah dalam kehidupan kita masing-masing, entah itu professional life, social life, family life atau life lainnya. Foto berikut ini adalah para fasilitator pada sesi tanya jawab.

Tukang Kompor Malah Masih Tinggal

Dalam sesi tanya jawab, seorang peserta bertanya:

“Ada karyawan yang kerjanya complain melulu, bicara negatif tentang perusahaan, ngomporin yang lain, dan banyak yang termakan omongannya dan mereka keluar dari perusahaan, sementara dia masih tinggal. Bagaimana meredam situasi seperti itu??”

Menyikapi situasi seperti itu, pertanyaan saya bukan; “Siapa karyawan itu, tapi siapa atasan karyawan tersebut.” Saya justru mau ajak diskusi atasannya untuk jajaki beberapa kemungkinan, diantaranya apakah karyawan tersebut:

• Kurang kerjaan, kurang sibuk
• Kurang mendapat perhatian dari atasannya
• Kurang diberi kesempatan untuk unjuk kebolehan
• Punya point positif tapi tidak didengar
• Dan masih banyak lagi……..

Rumput yang Hijau: Persepsi dan Kenyataan

Terkadang isi kasak-kusuknya tentang perusahaan tetangga lebih baik dari perusahaan kita. Untuk itu saya membagi pengalaman dari perusahaan sebelumnya. Ketika trend kegelisaan karyawan mulai menunjukan grafik naik, yang kami lakukan adalah hire kembali manager yang sudah keluar dengan baik-baik. Dan salah satu tugas mereka adalah sharing pengalaman dalam program “Knowledge Sharing” di Knowledge CLUB dengan materi: “Karier di luar sana, apa betul rumput mereka lebih hijau?”

Dan memang berhasil. Suhu lingkungan memperlihatkan penurunan. Yang suka kasak-kusuk sudah mulai berubah, bisa diredam, bertahan untuk beberapa tahun. Walaupun pada  akhirnya dia minta berhenti, tapi paling tidak perilakunya sudah berubah lebih positif. Nah kalau sudah begini, salut saya pada sang manager yang bisa memoles anak buahnya tersebut.

Kalau kita mau melakukan “Retention Discussion” lakukan sejak dini dan terus menerus, dan bukan pada saat karyawan minta berhenti.

“To exist is to change, to change is to mature, to mature is to go on creating oneself endlessly.” (Henri Bergson)