Ruang KerjaTerbuka: Managing Change
Posted on May 15th, 2012
Don’t tell people how to do things, tell them what to do and let them surprise you with their result (George S. Patton)
PARA MANAGER sangat menikmati “privacy” mereka dengan memiliki ruang sendiri. Ini pun melambangkan status. Secara kasat mata karyawan akan bisa melihat siapa yang sudah manager dan mana yang belum, hanya dari ruang kerja dan singkatan nama yang ada di daftar inisial!
Zaman sudah berubah, trend untuk beralih ke ruang kerja terbuka semakin lazim di dunia kerja. Cepat atau lambat kita akan menuju ke sana. Karena itu ancang-ancang sudah harus diambil. Sebuah tim kecil dibentuk untuk memberikan rekomendasi mengenai ‘ruang kerja terbuka’ seperti apa yang akan digunakan.
Design bagus saja tidak cukup
Di atas kertas, designnya sangat menarik. Alasan untuk meninggalkan ruang kerja sangat meyakinkan:
• Melalui ‘ruang kerja terbuka’ bisa membangun komunikasi antar karyawan dengan lebih cepat.
• Banyak hal yang bisa diraih dengan berbicara langsung, tanpa harus menggunakan telepon atau ruang meeting.
• Ruang dirancang mengikuti proses kerja.
• Lebih efisien karena ruang yang dibutuhkan lebih sedikit.
• Pencahayaan ruangan dengan memanfaatkan sinar matahari dan sedikit lampu.
• Dan masih banyak lagi.
Pengumuman pun dibuat, di mana giliran lantai 14 yang akan digarap duluan. Karenanya, ‘penghuni’ lantai tersebut harus pindah sementara. Lantai lainnya akan segera menyusul.
Reaksi tidak terduga
Saatnya lantai 14 selesai di rombak. Pemeriksaan lapangan dilakukan oleh panitia, dan semua sepakat bahwa ruang kerja baru sangat bagus, karyawan pasti sangat gembira. Beberapa hari dibutuhkan untuk pindahan kembali. Dan mulailah kehidupan baru di ‘ruang kerja terbuka’.
Hanya dalam beberapa jam, keluhan bermunculan:
• Bagaimana saya bisa konsentrasi kerja, suara teman sebelah yang lagi nelpon sangat mengganggu.
• Orang lalu lalang di depan atau samping saya: saya terganggu!
• Kelihatan sepertinya bos saya yang duduk persis di depan saya, memelototi saya terus.
Kami hampir saja menyiapkan daftar jawaban atas keluhan mereka tersebut, namun kami akhirnya menyadari bahwa ada sesuatu yang kurang dalam perencanaan ini. Walaupun rancang ruang kerja itu sangat cantik, tapi cantik menurut siapa?
Rasa memiliki
Karyawan di lantai tersebut ternyata tidak dilibatkan dalam merancang ruang kerja mereka. Mereka merasa dipaksa menerima rancangan yang dibuat perusahaan.
Menyadari hal tersebut, semua tim di masing-masng lantai dikumpulkan. Rencana baru dibeberkan: semua lantai akan diberikan anggaran tertentu.
Mereka diberikan kebebasan untuk merancang sendiri ruang kerja mereka, dengan syarat: tidak ada lagi ruangan tertutup, ada piazza (area untuk sosialisasi), dan sesuai anggaran.
Pendekatan tersebut ternyata membuat karyawan merasa dilibatkan dalam merancang ruang kerja mereka bersama designer yang sudah ditunjuk. Mereka memutuskan sendiri tema, warna dan berbagai pernak-pernik yang harus dihadirkan. Dan hasilnya luar biasa.
Ada kompetisi kecil-kecilan antar lantai, yang berimbas kepada tingkat kepuasan meningkat, meskipun ada upaya pamer lantai kerja mana yang paling cantik. Namun demikian, mereka semuanya gembira menempati ruang kerja baru.
Apa rahasianya?
Ternyata dalam menangani PERUBAHAN, betapa pun kecilnya, harus ditangani secara bijak. Karena ternyata akan ada perubahan pola pikir, perilaku dan pola kerja dari mereka yang terlibat. Karena itu pula, sungguh bijaksana untuk melibatkan karyawan yang akan menempati ‘ruang kerja terbuka’ tersebut. (*)
17 Responses to Ruang KerjaTerbuka: Managing Change
Leave a Reply to erlina Cancel reply
Recent Comments
josef:
Semangat pagi Santi, terima kasih untuk terus menyimak tulisan di blog ini. Semoga bermanfaat, terutama dalam...
Santi Sumiyati:
Selamat pagi Pak Josef. Membaca tulisan Bapak seperti “me-recharge daya” pikiran dan...
josef:
Terima kasih Reinaldo. Saran sederhana sudah dicantumkan dalam komenmu: leader yang mau paham situasi, minta...
Vicario Reinaldo:
Terima kasih untuk sharingnya Pak Josef. Resonate sekali dengan saya yang sering membantu para...
josef:
Terima kasih catatannya mas Anton, setuju harus pandai membawa diri, dalam membangun trust dan respect dari...
Tata Yos saya sudah baca semua tulisan tata Yos….. teruslah menulis karena seperti kata Pramoedya Anant Tper: ” M e n u l i s adalah keabadian”……
terima kasih Liko atas komentar dan dukungan semangatnya. Saya akan terus menulis, sebagai bagian dari janji saya untuk berbagi. Berikan saya input kalau ada yang perlu diperhatikan dalam penulisan. Salam
Keterlibatan merupakan bentuk engagement untuk karyawan…..sip!!
Terima kasih Erlina. Keterlibatan itu akan terbentuk kalau ada keterbukaan untuk memberikan kesempatan
Setuju Pak 🙂
Ini dikantor yg baru om?keren,keliatan modern,gak kaku…tp penasaran nanya nih om,klo bos mau ksh PA,msh didlm ruang tertutup apa terbuka jg?kan gak enak kedengeran kolega lainnya
TEerima kasih Linda, biasanya ada beberapa tempat (bukan ruangan) yang tersedia untuk itu, dalam suasana yang lebih relax
inovasi bagus pak, tapi bagaimana bila kita perlu memberikan peringatan,atau memberitahukan data yang sifatnya pribadi dan rahasia.selain itu bagaimana solusinya bila ada karyawan yang ingin curhat masalah pekerjaan atau mengeluhkan mengenai rekan kerja?
trimakasih untuk jawabanya pak josef
Contoh foto yang tengah kanan adalah ruang terbuka yang kami sebut piaza, dilengkapi dengan beberapa meja kecil dan kursi, yang isa digunakan untuk berbagai kebutuhan, termasuk untuk PA, karyawan curhat, pembiraan one on one. Juga bisa untuk kerja pakai laptop, kalau mau dengan suasana yg agak relax. Sore harinya, kursi2 kami pinggirkan dan ruang itu digunakan untuk kelas Salsa atau karaoke dan lain2. Terima kasih Gilang
wah bagus sekali pak
sepertinya inti dari semuanya adalah “keterlibatan”, karena terkadang, karyawan jadi penonton desain yang sudah jadi, ujung2nya banyak yang menggerutu hehehe..keep posting pak. seru 🙂
Betul Dayu, karyawan merasa dihargai, pendapatnya didengar, ikut menciptakan lingkungan kerja yang dimaui dan tentu saya bertanggung jawab atas hasilnya. Terima kasih telah mengunjungi blog ini
Ruang terbuka menunjukkan keterbukaan, hati lapang dan kehangatan. Karena biasanya ruang pimpinan yang tertutup membuat karyawan merasa enggan/takut untuk masuk ke ruangan. Padahal menurut saya keterbukaan itu penting untuk dilakukan antara atasan dan bawahan. Pemimpin yang baik perlu menyatu dengan teamnya dan justru melayani teamnya instead of menuntut dilayani. Dan itu semua bisa dilakukan dimulai dengan konsep ruang terbuka ini. Semoga konsep ini dapat dilakukan untuk seluruh gedung Danamon yach pak.
Terima kasih Octavianus, setuju sekali dengan komentarmu. Akan tiba waktunya untuk itu..Salam
like this. so kreatif dan melibatkan semua pihak sehingga memberikan aspirasi bagi karyawan.
berbeda dengan kantor lama saya, ruang kerjanya juga sangat padat:D
Ownership merupakan kunci, dan ini diraih melalui proses melibatkan karyawan. Ternyata mereka punya banyak ide2 kreatif. Terima kasih Farida
Setuju, Pak. Ruang kerja adalah rumah bagi para staf. Secara normal setiap orang menginginkan rumah yang menciptakan keharmonisan orang2 di dalamnya. Pemimpin yang melihat karyawan sebagai rekan kerja dan keluarga akan memperhatikan kelayakan ruang kerja dan melibatkan karyawan dalam merancang ruang ideal. Apresiasi berupa ruang kerja yang baik mendorong karyawan lebih bahagia dan bangga.
Keterlibatan adalah kunci dlm membangun ownership, dan membuat karyawan mencintai kreasi mereka sendiri. Terima kasih Ong