Diterpa Angin Outsource

Posted on January 10th, 2012

RENCANA global untuk mengalihkan kegiatan HR Service ke pihak ketiga, tidak bisa dibendung lagi. Semua unit di masing-masing negara sudah harus mempersiapkan diri untuk mengimplementasi keputusan global tersebut.

Saya sendiri ditunjuk sebagai anggota Regional Team yang mempersiapkan segala sesuatunya, mulai dari identifikasi vendor, persiapan Service Level Agreement, proses kerja dan juga identifikasi dampak terhadap pekerjaan mana dan siapa. Dalam situasi seperti itu, KOMUNIKASI memegang peran sangat penting. Keterbukaan dan ketulusan untuk menyampaikan rencana yang sebenarnya, termasuk bagaimana dampak paling buruk yang bisa terjadi.

Bersama team di Indonesia, kami mengidentifikasi pekerjaan apa saja yang sifatnya administrative transaksional yang bakal diberikan kepada pihak ketiga. Langkah cepat yang saya ambil untuk Indonesia, diantaranya:

  1. Semua pekerjaan yang bakalan pergi ke pihak ketiga, dikeluarkan dari masing-masing unit bersama dengan orang yang mengerjakannya, diberikan tempat di salah satu wing kantor, seakan-akan mereka mengerjakannya sebagai Outsource.
  2. Team sisanya dikelompokan menjadi HR Business Partner dan Expertise Team.
  3. Seorang anggota team, saya tugaskan untuk membuat proses flow hubungan kerja antara team outsource dan lainnya.
  4. Uji-coba dilakukan untuk memberikan pengalaman, sambil memperbaiki proses dan cara kerja, jika keputusan pelaksanaan Outsource segera tiba.

Setiap kali dialog dengan tim, pertanyaan yang selalu muncul dan membuat mereka gelisah, “Apakah saya akan ikut dalam kelompok Outsource ?” Jawaban saya konsisten pun kepada mereka, “Selama periode transisi ini, bekerjalah sebaik mungkin, karena selalu ada tempat di perusahaan ini untuk mereka yang berprestasi. Tapi bila sebaliknya yang kalian lakukan, akan dengan mudah menjadi target untuk dikeluarkan, bahkan tanpa langkah outsource ini .”

Berita mengenai proses tersebut di atas, nyatanya sampai juga ke telinga petinggi di Inggris. Hingga akhirnya, dikirimlah seorang VP untuk mengecek, apakah Indonesia sedang merencanakan sesuatu yang berbeda dengan Grand Plan? Saya pun menjelaskan kepada tamu tersebut, bahwa yang saya lakukan adalah mempersiapkan tim untuk bekerja sebaik mungkin, walaupun mereka nanti harus bergabung dengan pihak ketiga. Alasan saya ini ternyata bisa diterima, dan saya semakin yakin untuk meneruskan program di atas.

Sampailah pengumuman untuk implementasi Outsource…!

Ternyata, tidak semua negara siap untuk melakukan Outsource HR Service Delivery, ditambah vendor yang ditunjuk juga tidak punya model insource bagi negara yang belum bisa menerapkan Outsource. Muncullah nama Indonesia ke permukaan yang telah mempunyai model Insource, hasil uji coba tersebut di atas.

Perjuangan kami berbuah manis. Global akhirnya memberikan kehormatan kepada kami. Mereka merekomendasikan, bagi negara yang belum menerapkan Outsource, silahkan belajar dari Indonesia karena sudah memiliki model insource. Bagi HR Unilever Indonesia sendiri, diberikan kesempatan 4 tahun untuk membuktikan bahwa system Insource yang kami develop, minimum sama atau lebih baik dari yang ditawarkan oleh vendor.

Saat Anda membaca tulisan ini, sudah enam tahun berlalu.

System Insource di Indonesia terus disempurnakan, banyak negara yang datang dan belajar dari model ini sampai sekarang. Yang membuat saya terharu, Service Delivery Unilever Indonesia masih berada di sana, di dalam perusahaan, … dan tetap terus, dengan senang berbagi kepada teman-teman manca negara.

Gambar yang ada di atas, adalah tampilan depan Portal yang dibuat lebih menarik agar orang mau masuk mengunjungi. Ini menjadi model yang paling disukai oleh siapa saja yang sedang belajar HR Service Delivery, Insource Model yang kami terapkan. (*)

Bookmark and Share

13 Responses to Diterpa Angin Outsource

  1. erlina says:

    Sipp….selalu ada kesempatan dalam setiap situasi yang terjadi.. 🙂

    • josef josef says:

      Dan ternyata team menjadi antusias begitu tahu langkah yang sedang kita ambil. Mereka sangat suport dan bekerja untuk make it happen. Thanks Erlina

  2. nenny says:

    I am very grateful to Pak JOS as an our HR VP that having persistence stand point to keep Indonesia as one of the in-source model that later become an insource country show case. Thanks to Pak Jos that has teach us to start our day with dream….

    • josef josef says:

      Dear Nenny, you never imagine how proud am I having a solid and creative team, even in difficult time, we explore all possible options to make things happen. My best regards to SDC team. Let us share new story of our journey !

  3. Sudung Samosir, SE, CPHR says:

    Rencana untuk memakai outsource adalah langkah yang berani pak.. tidak semua perusahaan berani mengambil langkah ini, tinggal bagaimana cara pengawasan dan kerjasama terhadap Vendor Outsource (OS) yang baik.. saya pernah bekerja di OS selama 4 tahun sebagai BM.. dan saya rasa jika Pemakai Jasa maupun Vendor OS berkaloborasi dengan baik maka semua target bisa tercapai. dan bagi para pekerja tidak perlu risau atau gelisah dengan status OS karena sebenarnya sama saja hanya dimana mindset / pemikiran kita diubah, anggap saja kita di kontrak itu masa percobaan, dimana kalo kita bekerja dengan baik, melakukan output dan improvement yang baik.. saya yakin atasan kita( pemakai jasa Vendor OS) akan memberikan rekomendasi untuk menjadi staff permanent (tetap) karena hal ini telah saya alami sebagai vendor OS, setiap 3 bulan saya harus mengisi posisi yang ditinggalkan karyawan OS saya yang di Hire oleh perusahaan pemakai jasa OS saya.. Jadi jangan pernah takut untuk sebuah status, hanya lakukan yang terbaik dari diri kita untuk perusahaan tersebut maka kita akan mendapatkan permanent staff..

    Salam SDM Indonesia.

    Sudung Samosir, SE, CPHRM

    • josef josef says:

      Terima kaih pak Sudung atas pandangannya yg positif tentang OS. Di pihak lain, praktek OS yg beragan di Indonesia, yg membuat karyawan gelisa kalau sdh status permanen lalu ditawarkan utk bekerja di vendor OS. Contoh yang saya paparkan adalah sebaliknya: membuktikan bahwa model in-source tetap lebih effisien daripada outsource utk job yang saya ceritakan. Salam SDM

  4. Hari says:

    Pak Yosef, terus terang saya belum familiar dengan istilah in source, apa beda yang paling signikan antara in-source dan outsource, apakah untuk in-source harus berbentuk PT seperti hal nya outsource karena pastinya mereka bukan karyawan permanen lagi. Terimakasih Pak Josef atas waktu dan pencerahannya.

    Salam,
    Hari

    • josef josef says:

      dear Hari, aktivitas HR Service Delivery, kita fokuskan pada satu unit yang mengerjakan, tapi tim ini masih karyawan permanen kita. Penggunaan istilah itu untuk membedakan dengan tugas yang sama kalau diserahkan kepada pihak ketiga yang kita kenal dengan outsource. Ada juga contoh di industri, yang semula menyerahkan pekerjaan kepada vendor pihak ketiga, tapi belakangan membawa kembali masuk kedalam perusahaan tapi dengan setup seperti yang saya contohkan dalam cerita ini. Mudah2an bisa menjelaskan !

  5. Aji says:

    Pak.. Salam kenal. Menarik buat saya tulisan menenai outsource. Dalam benak saya outsource di Indonesia terlanjur terkesan menjadi warga kelas dua karena praktek outsource yang kurang profesional dimana salah satunya dgn mengambil profit dr gaji karyawannya, idealnya gaji karyawannya hanya numpang lewat dr perusahaan outsource dan perusahaan outsource mengambil untung dr fee management.
    Proses pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga bertjuan prusahaan konsentrasi pada core businessnya sehingga outsource adalah kemasan yang tidak ada bedanya kita menerima sebuah bagian maintenance dari sebuah perusahaan tambang. dalam scope kecil kita recruit.konsultan untuk membuat kamus kompetensi perusahaan.
    Yang saya pahami dari artikel diatas sebagai strategi peningkatan produktivitas dengan memberi efek psikologis bagi karyawan insource untuk bekerja lebih baik dan terus lebih baik jika tidak ingin menjadi karyawan outsource. Demikiankah salah tujuannya pak?

    Insource menarik untuk saya pelajari. Ada referensi yang bisa saya dapatkan mengenai praktek insource di UI Pak? 🙂

    Mohon maaf jika ada hal yang tidak berkenan.

    • josef josef says:

      Selamat pagi Aji. Terima kasih untuk tambahan input tentang outsource, untuk memberikan berbagai sudut pandang praktek outsource di Indonesia. Beberapa penjelasan tambahan dari saya: 1) Akan relatif lebih muda kalau dari awal ada job yg sdh diidentifikasi untuk dikerjakan oleh outsource. 2) Dalam cerita saya, kami sudah punya karyawan tetap yang mengerjakan administrasi HR pada saat Global memutuskan untuk mengalihkan pekerjaan itu ke outsource. 3) Salah satu pertanyaan yg muncul: apakah perusahaan outsource bersedia menyerap semua karyawan tetap kita yg saat itu mengerjakan admin HR ? 4) Dalam konteks itu saya memacu tim saya untuk terus beprestasi karena kalau mereka tdk diserap outsource, mereka bisa ditempatkan di job lain di perusahaan. 5) Kalau mereka tdk ikut outsource dan juga tdk bisa diserap dalam perusahaan, maka pilihan ketiga mereka diberhentikan. Upaya saya adalah untuk menghindari pilihan ketiga ini. Dan syukurlah karyawan HR Service Delivery masih ada dlm perusahaan, tapi pola kerja sdh berubah. Bisa langsung menghubungi Unilever kalau mau belajar lebih jauh. Terima kasih

  6. anDang says:

    Wanna try again pak?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Connect with Facebook

Kisah Rp 10.000,00 yang Mengubah Hidupku

Recent Comments

josef:
Most welcome coach Wiwin, Be ready for our next exciting project. Thank you for your meaningful contribution.

Herry Windawaty:
Always Inpiring Coach JB. Thank you for the opportunity for us to contribute

josef:
Terima kasih sama2 Helda, saya tak mungkin jalan sendiri tanpa Helda dan teman2 lainnya. Perjalanan kita bisa...

helda Manuhutu:
trully…and really proud pernah ada dlm journey itu di bawah asuhan bapak…dan bs...

josef:
Terima kasih Suster untuk menggaris-bawahi pentingnya memaknai hidup dari hati. Angka lima itu adalah kelima...


Recent Post

  • Coaching and Inner Guidance
  • Kejutan Yang Menyenangkan
  • Kecerdasan Para Humoris
  • Caring and Engagement
  • Sehat Jiwa dan Raga
  • Mendengarkan Dengan Hati
  • Happy Together at Home: Virtual Hi-Tea
  • Positive Leadership
  • Kami Belajar WE-MINDSET
  • A New Horizon Beyond Corporate Life