Josef Bataona

• Home
• Peta Situs
• Tentang Saya

Profesional SUDARA Penuh Potensi

“Knowledge management will never work until corporations realize it’s not about how you capture knowledge but how you create and leverage it.” (Etienne Wenger)

ANGGOTA GROUP WA INI > 100 orang. Asumsi rata-rata masa kerja 15 tahun. Artinya  group ini punya kolektif 1.500 tahun pengetahuan dan pengalaman. Sampai kita semua pensiun pun tidak akan habis di-sharing.

Di perusahaan kita masing-masing, setiap tahun berapa banyak orang yang pensiun atau pindah kerja? Mereka membawa serta pengetahuan dan pengalaman yang tak ternilai. Semua itu ada di kepala masing-masing, yang disebut “Tacit Knowledge”.

Dari dua fenomena tersebut, apakah ada orang di perusahaan atau organisasi manapun yang tergerak untuk mulai menciptakan momentum untuk memanfaatkan secara maksimum knowledge tersebut untuk pembelajaran banyak orang?

Demikian sapaan pembuka, ketika sharing melalui WhatsApp selama 1.5 jam kepada komunitas Profesional HR Katolik yang bernama SUDARA (SUmber DAya RAsuli)

Dengan santai saya duduk di teras rumah malam itu, sementara seorang moderator, Pak Istoto Suharyoto memfasilitas seluruh proses sharing dan tanya jawab ini dari Jogya.

Tantangan Awal

Fokus saya kali ini adalah memotret berbagai tantangan saat mulai menata KM (Knowledge Management) di organisasi, dari pengalaman nyata. Di survey yang kami lakukan sebelum memulai program ini, karyawan mengakui:

• Sharing itu penting dan orang berkeinginan melaksanakannya. Tapi siapa yang mulai duluan?
• Tidak tahu apa yang dikerjakan departemen lain.
• Mereka bahkan tidak tahu apa yang dikerjakan rekan kerja yang duduk di sebelahnya.
• Sebagian karyawan tidak mendapat informasi cukup dan pengetahuan praktis untuk melaksanakan tugasnya.

Kalau kenyataannya seperti itu, mengapa orang enggan untuk berbagi ? Berikut ini kata-kata mereka dalam survey:

• Knowledge is power  … and power is not to share
• “Not Invented Here” mentality
• Don’t realize the useful of sharing
• Lack of time
• Comfort zone

Mengimplementasi KM sama dengan mengubah BUDAYA perusahaan. Budaya untuk menyimpan sendiri informasi diubah menjadi kebutuhan untuk berbagi dan juga untuk belajar. Dalam proses selanjutnya:

• harus ada yang mau berbagi
• ada yang mau belajar
• ada topik yang menarik minat peserta belajar
• forum/kesempatan untuk berbagi

Selalu Ada Jalan Keluar

Bila organisasi mau memulainya secara sungguh-sungguh, biasanya melibatkan semua Pimpinan dan dimulai dari top. Dan mereka akan mempertimbangkan juga 4 aspek:

• Link ke Business Strategy
• Budaya/change
• Teknologi pendukung dan
• Taxonomi dan Content Management

Kami pernah mengalami, begitu managemen melihat biaya sangat besar dalam proposal IT, akhirnya memutuskan untuk ditunda. Tapi apakah kami menunggu? Tidak!

Adakah cara lain yang lebih simple dan bisa membantu membuat bola KM  bergulir?

Kita bisa mulai test water di unit kecil dengan inisiatif kecil seperti: Book Sharing. Atau mengundang manager divisi lain untuk sharing topik tertentu. Reaksi mereka umumnya:

“Wah kami sangat sibuk, nggak sempat siapin Power Point.”

Kami pun menanggapi dengan:

“Tidak usah Presentasi tapi dalam format Talk Show, dan ada yang akan merangkum isi talk show untuk dijadikan pembelajaran.”

Di samping itu, kami juga mengumpulkan inisiatif yang sudah ada tapi tidak disadari sebagai bagian dari KM.

Banyak best practice di berbagai Divisi Perusahaan yang bisa di-share kepada rekannya di Divisi lain: misalnya, sukses meluncurkan produk baru, sharing pengalaman orang yang mau pensiun, sharing kolaborasi antar unit untuk develop produk baru, dll.

Tercipta Berbagai Forum Menarik

Akhirnya kami bisa menciptakan beberapa forum di mana karyawan berkesempatan untuk berbagi dan belajar:

• K-Club: Talk Show dengan Direktur dan Top Managers, berbagi pengalaman/expertise mereka.
• SOLAR: Sharing of Learning and Result, siapa saja atau guest speaker.
• GLAD: Group of Learning and Development: Sharing Senior Manager kepada Yuniornya.
• Retrospect: Bedah pengalaman usai proyek : what went well & went wrong.
• Video Café: Nobar dan diskusi.
• Book Club: Book sharing.
• Breakfast Chat

Kata Jack Welch: “someone, somewhere, has a better idea”

IMF alias It’s My Fault

Sharing tidak saja tentang kesuksesan, tapi juga kegagalan. Dan ada kegagalan yang sudah diketahui banyak anggota perusahaan. Karena itu kami berusaha mendekati mereka untuk mau berbagi agar teman-teman lain luput dari melakukan kesalahan yang sama. Mereka hadir bersama anggota tim dari Marketing, Sales, Product Development, Manufacturing, Distribution. Dan program itu diramu dengan judul keren: IMF, It’s My Fault. Gayung pun bersambut.

Ada dua kejadian ketika saya bekerja di Bank, tempat saya bekerja sebelumnya, yang sudah saya sharing di blog: tentang kisah kegagalan tapi tim bangkit lagi dari ranking 48 menjadi ranking 5 dalam 8 bulan. Simak kedua kisah di link berikut:

1. Sharing Kegagalan dan Kebesaran Jiwa | Blog Josef Bataona
2. Choose Your Attitude: Perilaku Positif yang Patut Dicontoh | Blog Josef Bataona

Memilih Carrot Ketimbang Stick

Dalam forum selama 1.5 jam tersebut, muncul 21 pertanyaan yang menarik, namun kali ini saya hanya mengangkat satu saja:

“Kalau memang perusahaan sudah mulai melihat manfaat KM, apakah akan memaksa karyawan untuk sharing dengan memberikan sanksi bagi yang menolak?”

Menanggapi hal tersebut:

Dalam pengalaman di dua perusahaan terdahulu, kami lebih memilih memberikan insentif. Di Unilever, mereka yang sharing akan mendapatkan point (seperti frequent flier program), yang akan dikumpulkan dalam setahun untuk mendapatkan hadiah. Hadiah terendah voucher belanja dan tertinggi wisata ke Australia, dan masih banyak hadiah menarik lainnya.

Sementara itu di Bank Danamon, semua senior manager diwajibkan untuk sharing 24 jam setahun untuk bisa memenuhi salah satu syarat menerima bonus.

Lalu apa manfaatnya buat perusahaan/organisasi?

• Changes of behavior towards sharing
• Coaching culture is strengthened
• Recognizing employee’s achievement
• Personal competencies development, learn faster
• Avoid Re-inventing the wheel
• Save Time and Cost
• Improve Productivity

Kembali ke kata pengantar, di manakah 1.500 tahun pengetahuan dan pengalaman dari para anggota? Akankah kita bagi untuk teman-teman lainnya?

Komitmen untuk Konsisten

Inisiatif sharing yang sering saya lakukan, juga didasari moto hidupku: “Be Yourself But Better Everyday”. Artinya, kita tidak perlu menjadi orang lain untuk sukses, karena setiap kita diciptakan unik, lengkap dengan semua talenta yang diperlukan untuk sukses.

Tapi karena semua orang unik, artinya ada keunikan orang lain yang saya tidak punya. Karena itu saya perlu membuka diri untuk belajar dari yang lain setiap hari, agar saya bisa menjadi lebih baik hari ini dibanding kemarin, dan besok lebih baik dibanding hari ini. Saya hanya membandingkan dengan diri sendiri, tidak dengan orang lain.

Sebagai bagian dari komitmen untuk tetap bugar agar bisa terus sharing, saya janji pada diri sendiri untuk olahraga 4x seminggu, dan rutin menulis 2 artikel setiap minggu di blog, yang dihadirkan tiap Selasa dan Jumat pagi jam 08:00 WIB.

Setiap pagi di hari kerja, sekitar  05:30 saya posting 3 inspirational quotes melalui Twitter dan Facebook dan siangnya di LinkedIn. Tujuannya untuk mempersiapkan follower saya dan membangun mindset positif yang akan dibawa ke tempat kerja masing-masing.

Bayangkan, bila lebih banyak orang terkoneksi melalui gelombang positif ke berbagai penjuru Nusantara, betapa indah dan damainya dunia ini.

“Sharing knowledge occurs when people are genuinely interested in helping one another develop new capacities for action; it is about creating learning processes.” (Peter Senge)