Josef Bataona

• Home
• Peta Situs
• Tentang Saya

Year End Meaningful Conversation

“Even five-minutes meaningful conversations with other people not only fuel us in the moment but also build up a reserve of social capital so that when hard times strike, we can draw down on that bank account.” (Michelle Gielan)

AGENDA rutin di akhir tahun, atau persisnya akhir periode penilaian kinerja.  Kesempatan yang dinantikan untuk melakukan pembicaraan antara atasan dan bawahan tentang kinerja setahun. Dari sana akan ada kesepakatan tentang tindak lanjut apa yang akan dilakukan agar kinerja tahun mendatang bisa lebih baik lagi. Atasan memberi feedback dan bawahan menerima feedback. Perlu saya garis bawahi disini bahwa feedback yang positif, sifatnya dua arah, bukan satu arah dari atas ke bawah. Berarti ada juga feedback dari bawahan kepada atasan.

Solution Focused

Dalam belajar dan mengimplementasi Coaching, kami sering diingatkan untuk fokus pada solusi. Pendekatan apapun yang digunakan, pertanyaan apapun yang diajukan hendaknya membantu klien untuk menemukan solusi untuk masa depan dan bersifat positif. Menarik untuk menyimak tulisan Marilyn Atkinson (the Founder of Erickson Coaching International and originator of the Solution-Focused Coaching Methodology) dalam Erickson News Letter 16 November 2020. Beliau memaparkan kontras antara Feedback Frame dan Failure Frame seperti pada chart berikut ini.

 

Feedback Frame vs. Failure Frame

 

FEEDBACK FRAME Outcome: What do you want? Feedback: How can you learn? How: How did that happen? Opportunity: How is this an opportunity?

FAILURE FRAME Problem: What’s wrong? Failure: Whose fault is it? Why: Why did that happen? Limitation: How could that limit you?

 

Melalui tulisan ini, Marilyn juga mengingatkan kita, bahwa terkadang hasil nyata tidak didapatkan dalam semalam. Contoh yang diberikan adalah Thomas Alfa Edison: Thomas Edison made 997 ‘first attempts’ before he found that Tungsten was the metal with the properties that would allow him to build a long-lasting light bulb.

Perhatikan, istilah yang digunakan adalah 997 first attempts, walaupun dalam banyak tulisan lain disebutkan 997 kegagalan awal. Yang terjadi adalah Thomas Alfa Edison terus menerus membuat Self Feedback Chart dan mempelajarinya hingga dia menemukan material yang sesuai.

Pertanyaan dalam membangun Mindset Positif

Pertanyaan yang ada dalam Failure Frame diatas sering kita temukan dalam kehidupan. What’s wrong, adalah pertanyaan untuk mencari kesalahan. Selanjutnya pikiran kita akan digiring ke pertanyaan selanjutnya, siapa yang patut disalahkan. Bisa orang lain, tapi bisa juga menyalahkan diri sendiri. Akhirnya pertanyaan tentang WHY, yang cenderung mencari alasan pembenaran. (Peringatan, WHY disini beda dengan pertanyaan tentang WHY of VALUE, dimana jawaban yang dicari adalah mengapa penting untuk kita). Pertanyaan ini juga bisa mengarah ke langkah mencari penyebab atau alasan untuk menyalahkan diri sendiri atau orang lain.

Perhatikan chart sebelah kiri tentang Feedback Frame. Mulai dengan pertanyaan “What Happened?” Kemudian “What is the feedback here?” kemudian pertanyaan “What do you want” akan membantu klien fokus pada apa yang mau diraih melalui meaningful conversation ini.

Sebagaimana halnya Thomas Edison, pertanyaan ini akan membantu mengembangkan rasa ingin tahu (curiosity) dan mencoba membuka wawasan kita dan mencari jawaban di dunia ini. Ini juga membantu untuk menjawabi pertanyaan lanjutan: “how?” yang merupakan pertanyaan “active exploration”. Pertanyaan dengan HOW akan berlanjut dengan explorasi lebih jauh: “How did it happen? How can we study the results? How can we do it differently next time?”

Tahapan ini akan membuka berbagai kemungkinan, yang awalnya nampak sebagai limitasi/keterbatasan. Kesulitan di awal, sekarang bisa berubah menjadi langkah menuju sukses.

The Power of Right Questioning

Untuk memahami kedua Frame tersebut, Marilyn menyarankan untuk melakukan Latihan sederhana. Pikirkan tiga kejadian di masa lalu yang anda atau orang lain menganggapnya sebagai kegagalanmu. Misalnya gagal di sekolah, gagal membangun hubungan dengan pasangan, gagal dalam karier, atau apa saja.

Setelah daftar siap, cermati lagi, bagaimana cara anda membuat daftar itu. Banyak orang, saat menanyakan, Where did I fail? Cenderung membuat asosiasi dengan peristiwa itu, mencoba merasakan kembali ketegangan dan gangguan.

Sebaliknya kalau kita mengajukan pertanyaan satu per satu: “What did I learn from this?”, “Is there anything I would never do again that way based on my learnings from this?” maka jawabannya sangat berbeda. Pertanyaan ini sungguh mengagumkan, karena bisa mengubah mindset negative dan memandang peristiwa tersebut dengan frame pembelajaran positif. Lalu ambil tindak lanjut dan cermati bagaimana pembelajaran itu memberimu manfaat dalam bulan atau tahun2 berikutnya.

Setelah mengeksplorasi pertanyaan-pertanyaan tersebut, terjemahkanlah peristiwa tersebut kedalam Langkah Feed-back Frame tersebut diatas. Lakukan satu persatu dan tahap demi tahap sampai anda jelas, bagaimana peristiwa itu memberikan kesempatan untuk “Learning and development” bagimu, tertutama dalam menetralisir apa yang disebut old fear zones and limiting beliefs.

Dalam sebuah webinar sharing baru-baru ini, ada peserta yang bertanya, bagaimana menghadapi anak buah yang nakal dalam sesi feedback/coaching? Saya sudah mengajukan berbagai pertanyaan tapi tetap saja tidak bunyi? Menaggapi ini, saran saya adalah bukan melihat momen saat leader berhadapan dengan anak buahnya, tetapi perjalanan bersama sebelumnya: seberapa dekat dan terbuka hubungan mereka? Apakah atasan ini menciptakan lingkungan dimana anak buah bisa bertanya atau memberikan pendapat secara leluasa? Bilamana anakbuahnya belum merasa nyaman untuk berpendapat, maka sebaiknya leader mulai dengan membenahi ini dulu, sehingga suatu Ketika saat mereka duduk bersama untuk sesi feed-back atau coaching, suasananya sudah cair, dan meaningful conversation yang diharapkan akan tercipta.

Asah Diri untuk Membantu Team

Belajar tak ada hentinya, tak ada batasnya. Apalagi kalau dengan belajar kita akan semakin mampu membantu team kita menjadi lebih baik, lebih tumbuh dan berkembang. Kalaupun langkah feedback yang saya lakukan belum memberikan hasil maksimum untuk anggota team, mulailah dengan bertanya, apakah ada yang perlu saya ubah dalam pendekatan saya? Apakah ada hal lain yang perlu saya lakukan sebagai persiapan dalam memberikan feed-back? Apakah sudah cukup tingkat trust diantara saya dan dia, sehingga dia juga merasa nyaman untuk menjawabi pertanyaan atau menyampaikan ide-ide.

Penting saya kedepankan ini, karena masih ada saja yang gagal paham, bahwa feed-back itu dua arah, bukan sekedar telling, tapi membangun dialog positif. Bilamana anak buah masih memberikan nilai kurang dalam survey pendapat, maka boleh jadi ini merupakan signal bahwa saya sebagai atasannya perlu refleksi. Kita mulai dengan memperbaiki diri sendiri, sebelum berusaha untuk memperbaiki yang lain.

“Speak in such a way that others love to listen to you. Listen in such a way that others love to speak to you.” (Anonymous)