Performance Appraisal dan Tantangannya

Posted on February 1st, 2013

“Don’t lower your expectations to meet your performance. Raise your level of performance to meet your expectations. Expect the best of yourself, and then do what is necessary to make it a reality (Ralph Marston)

HARI-HARI INI, banyak kesibukan untuk melakukan penilaian prestasi anak buah masing-masing. Bagi yang melihatnya sebagai moment untuk engagement, mereka akan mempersiapkan diri untuk melakukan dialog secara baik dengan anak buahnya satu per satu. Namun tidak tertutup kemungkinan bahwa ada yang melihatnya hanya sekedar “paper exercise.”

Kita lupakan sementara kelompok yang kedua, dan mari kita simak apa yang dikerjakan oleh kelompok yang serius mempersiapkan pertemuan ini. Ada beberapa kejadian yang rutin berulang, hanya karena persepsi yang berbeda pada sistem tersebut:

Distribusi Normal: Penjatahan??

Untuk mudahnya, kita mengambil contoh di mana performance appraisal dengan skala 1-5, di mana angka 5 untuk nilai tertinggi dan angka 1 adalah yang terendah. Dalam prakteknya, kalau penilaian dilakukan secara benar, maka penyebaran seluruh tim akan mengikuti distribusi normal: nilai 3 = 60 %; nilai 2 dan 4 masing2 15%; dan nilai 1 dan 5 masing-masing 5%.

Sistem ini memang digunakan untuk memonitor, apakah proses dijalankan secara benar. Dalam prakteknya, masih ada saja yang melihatnya sebagai penjatahan. Ini bukan penjatahan. Tetapi kalau distribusinya condong kiri atau kanan, harus ada penjelasannya!! Dalam prakteknya, disiplin evaluasi bertingkat secara benar akan sangat menentukan hasil penilaian seluruh perusahaan.

Layak Mendapat Excellence

Seorang manager menyampaikan kepada saya, kalau dia barusan selesai dialog dengan anak buahnya, dan dia menilai bahwa semua anak buahnya layak mendapat nilai 5 (excellence), berdasarkan performance indicator yang disepakati di awal tahun. Kalau melihat semua data, memang tidak ada yang salah, karena semua individu melampau targetnya secara signifikan.

Tapi ketika melihat hasil bisnis dari divisi tersebut dibandingkan dengan divisi yang lain, kita akan melihat bahwa secara relative dalam perbandingan dengan divisi lain, mereka seharusnya tidak mendapat nilai 5, sesuai dengan prestasi divisinya. Performance divisi lain jauh lebih bagus dari divisi yang satu ini. Itupun belum selesai.

Ternyata, begitu kita cermati prosesnya, sumber permasalahannya adalah pada penentuan indicator prestasi (KPI) pada waktu setting target di awal tahun, suatu target yang sangat mudah dicapai. Dan ternyata juga, yang ada di kepala mereka bukan hanya elemen prestasi 5, tetapi itu akan berkaitan dengan pembayaran bonus yang lebih besar. Kepala bagiannya ingin memberikan bonus yang lebih besar dengan cara seperti itu. Jadi ada agenda tersembunyi di balik setting target dan penilaian tersebut.

Apakah Semua Harus Mendapat 5?

Pertanyaan yang menggoda: “Apakah divisi yang punya prestasi gemilang, semua orang dalam divisi itu harus mendapat nilai 5??

Menurut kepala bagian dari divisi itu, jawabannya adalah: YA. Dan di sini pun terjadi adu argumentasi, karena pemahaman yang berbeda tentang nilai relative dari angka 5 tersebut. Dalam praktek, kita akan menemukan bahwa tim ini akan mendapatkan distribusi performance-nya condong ke kanan, di mana yang mendapat nilai 4 dan 5 lebih banyak di banding divisi lain, tetapi bukan berarti semua mendapat 4 atau 5. Dan tentu saja, masih ada saja yang mendapat nilai 3 atau lebih rendah.

Setting Target Secara Benar

Untuk menghindari adu argumentasi seperti di atas, akan sangat disarankan untuk mempersiapkan setting target yang benar di awal tahun. Setting target yang benar adalah kalau itu merupakan proses yang integrated, mulai dari Target Perusahaan secara menyeluruh, yang diturunkan menjadi target divisi, lalu target unit-unit kecil di bawahnya. Target divisi atau unit akan diturunkan kepada target masing-masing individu di dalamnya.

Selesai target ditentukan, perlu dilakukan lagi sanity check untuk melihat, kalau masing-masing individu mencapai target, apakah divisi atau unit akan mencapai target dan pada akhirnya perusahaan juga akan mencapai target. Proses ini harus dilakukan dengan mendapatkan komitmen dari semua orang.

Mengapa selalu ada kejutan di akhir tahun tentang performance saya??? Simak artikel di hari Selasa depan…

Bookmark and Share

4 Responses to Performance Appraisal dan Tantangannya

  1. erlina says:

    setiap karyawan juga perlu mengetahui kemampuannya dalam mencapai target yang ditentukan perusahaan dan KPI perlu dibicarakan dengan karyawan sehingga dapat bersinergi mencapai target yang disepakati.Thanks

  2. O'trie says:

    Pak Josef YSH,
    Mohon advice nya :
    Bagaimana penilian karyawan jika tidak mencapai minimum nilai KPI karena ybs mengalami kesehatan yang buruk selama setahun lalu dan kemungkinan besar akan terjadi di tahun menjelang sehingga ybs tidak dapat memberikan hasil produktivitasnya secara maksimal.

    • josef josef says:

      Terima kasih Triadi atas kunjungannya ke blog ini. Orang karyawan dalam keadaan sakit berat dan berkepanjangan seharusnya tidak dinilai. Dalam system performance appraisal umumnya ada yang kita istilahkan NA = Not appraissed. Alasannya antara lain karena orang itu baru di tugasnya, baru dipromosikan, atau juga karena sakit. Pertanyaannya adalah: sakit yang bersangkutan itu seberapa parah, sudah diobati ? Sakitnya sesekali atau berkepanjangan ? Ketentuan perusahaan seperti apa ? Dan ketentuan tentang pembayaran gaji selama sakit berkepanjangan, juga sudah ada ketentuan hukumnya. muda2an bisa menjawab pertanyaannya. Salam

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Connect with Facebook

Kisah Rp 10.000,00 yang Mengubah Hidupku

Recent Comments

josef:
Most welcome coach Wiwin, Be ready for our next exciting project. Thank you for your meaningful contribution.

Herry Windawaty:
Always Inpiring Coach JB. Thank you for the opportunity for us to contribute

josef:
Terima kasih sama2 Helda, saya tak mungkin jalan sendiri tanpa Helda dan teman2 lainnya. Perjalanan kita bisa...

helda Manuhutu:
trully…and really proud pernah ada dlm journey itu di bawah asuhan bapak…dan bs...

josef:
Terima kasih Suster untuk menggaris-bawahi pentingnya memaknai hidup dari hati. Angka lima itu adalah kelima...


Recent Post

  • Buku “LEADER as MEANING MAKER” oleh Josef Bataona
  • Coaching and Inner Guidance
  • Kejutan Yang Menyenangkan
  • Kecerdasan Para Humoris
  • Caring and Engagement
  • Sehat Jiwa dan Raga
  • Mendengarkan Dengan Hati
  • Happy Together at Home: Virtual Hi-Tea
  • Positive Leadership
  • Kami Belajar WE-MINDSET